7 Tipps, mit denen du deine Email-Flut spielend leicht eindämmst

Komm schon, wie viele Emails hast du gerade in deinem Posteingang? Wenn es weniger als sieben sind, kannst du diese Beitrag überspringen. Ansonsten bleib dran!

Emails sind echt praktisch. Sie sind perfekt für:

• schnelle Nachrichten an eine oder mehrere Personen,
• Informationen, die auch dann beim Empfänger ankommen, wenn er gerade nicht verfügbar ist,
• Dateien, die der Empfänger weiterbearbeiten soll,
• Informationen, die ohne Unterbrechung seines Arbeitsablaufs beim Empfänger landen sollen.

Aber inzwischen sind Emails für viele eine stressige Zeit- und Motivationsfalle geworden. Dabei liegt es nicht an den Emails selbst, sondern nur daran, wie wir sie nutzen.

Warum überhaupt deine Emails sortieren?

Wenn du deine Emails sortierst, eröffnen sich dir fünf Vorteile, die deinen Alltag erleichtern und effizienter machen:

1. Klarer Durchblick: Indem du deine E-Mails in Ordner sortierst, schaffst du eine aufgeräumte Umgebung. Es ist, als würdest du den Sturm in deinem Posteingang bändigen und eine klare Sicht auf das Wesentliche gewinnen.
2. Zeitersparnis: Mit einer organisierten E-Mail-Struktur findest du wichtige Nachrichten schnell und einfach. Du sparst wertvolle Zeit, die du sonst mit dem Durchsuchen eines überfüllten Posteingangs verbringen würdest.
3. Effektives Priorisieren: Durch das Sortieren nach Themen oder Projekten kannst du deine E-Mails gezielt priorisieren. Du weißt sofort, welche Aufgaben oder Informationen dringend sind und kannst dich darauf fokussieren.
4. Stressabbau: Ein chaotischer Posteingang kann Stress verursachen. Indem du deine E-Mails sortierst, schaffst du Struktur und Ordnung. Es ist wie das Aufräumen deines Schreibtischs – du fühlst dich befreit und kannst dich besser auf deine Arbeit konzentrieren.
5. Überblick behalten: Mit sortierten E-Mails behältst du den Überblick über wichtige Informationen, Termine und Aufgaben. Du verpasst keine wichtigen Details mehr und kannst dich darauf verlassen, dass du alles im Blick hast.

Indem du deine E-Mails sortierst, gewinnst du Klarheit, sparst Zeit, kannst effektiver priorisieren, reduzierst Stress und behältst den Überblick.

Es ist wie der Schlüssel, der dir den Weg zu einem produktiven und organisierten Arbeitsalltag öffnet.

Klingt unsexy und kompliziert?!

Keine Sorge, mit den folgenden Tipps kannst du den Email-Aufwand minimieren und dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren. Nichts geht mehr im Chaos eines überfüllten Posteingangs unter.

Tipp 1 – Minimiere Ablenkungen

Email-Programme sind oft so eingestellt, dass sie ablenken. Aber du kannst das ändern! Stelle dein Email-Programm so ein, dass es konzentriertes Arbeiten unterstützt. So gehst du vor:

1. Deaktiviere akustische und visuelle Signale, die anzeigen, dass eine neue Email eingetroffen ist.
2. Blende Informationen aus, die für dich unwichtig sind, zum Beispiel Header-Details, Email-Größe oder -Prioritäten.
3. Wenn du eine neue E-Mail versendest, werden normalerweise auch neue E-Mails abgerufen. Aber neue Mails bedeuten neue Ablenkungen. Stelle das Programm so ein, dass neue Emails nur dann abgerufen werden, wenn du es wirklich willst.

Warum?

Du kannst dich besser auf deine aktuelle Aufgabe konzentrieren. Außerdem leerst du deinen Posteingang komplett, ohne Gefahr zu laufen, von neuen Mails abgelenkt zu werden. Das gibt dir mehr Energie und Selbstbestimmung zurück

Extra-Tipp: Vergiss nicht, auch an dein Smartphone und dein Tablet zu denken. Diese Einstellungen können auch dort sinnvoll sein.

Tipp 2 – Befreie deinen Posteingang von Ballast!

Dein Posteingang ist oft überfüllt mit unerledigten Nachrichten. Mich lähmt das manchmal und es macht es schwierig, sinnvolle Gewohnheiten im Umgang mit Emails zu entwickeln.

So geht´s

1. Erstelle einen Ordner namens „Von früher“. Verschiebe die Emails aus deinem Posteingang in diesen Ordner. Jetzt hast du einen leeren Posteingang, den du mithilfe der Gewohnheiten, die du im weiteren Verlauf lernen wirst, auch leer halten kannst.

Warum?

Es ist besser, von vorne zu beginnen und alles zu verarbeiten, was neu hereinkommt. Sonst lebst du zu sehr in der Vergangenheit. Ein leerer Posteingang kann dir auch ein gutes Gefühl geben, ähnlich wie ein leerer Schreibtisch.

Wichtig:

Widme dich vorrangig den neu eingehenden E-Mails – ab sofort zeitnah und zuverlässig. Die alten Emails kannst du schnell durchgehen und dir täglich kurze Zeitblöcke von 10 bis 15 Minuten dafür nehmen. So hast du die Sicherheit, nichts zu übersehen, und gleichzeitig ist das alte E-Mail-Chaos aus dem Blickfeld. Einige können es sich sogar leisten, die alten E-Mails gar nicht zu bearbeiten. Wenn jemand wirklich etwas Wichtiges möchte, wird er sich erneut melden. Vielleicht trifft das auch auf dich zu.

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Tipp 3 – Missbrauche deinen Posteingang nicht als To-do-Liste!

Ich erlebe immer wieder, dass der Posteingang als To-do-Liste verwendet wird nach dem Motto: „Oh, da muss ich nochmal nachhaken. Ich lasse die E-Mail im Posteingang, damit ich es nicht vergesse.“ Irgendwann kommst du nicht mehr hinterher, und so bläht sich der gerade erst geleerte Posteingang wieder auf. Dabei besteht die Gefahr, dass wichtige E-Mails in der Fülle untergehen. Nutze eine separate To-do-Liste.

Übertrage die Aufgaben, indem du die relevanten Passagen kopierst und einfügst.

Warum?

Wenn du mit einer To-do-Liste oder einer Aufgabenverwaltung arbeitest, bringt das viele Vorteile mit sich:

• Du kannst die Betreffzeilen ändern, falls sie nichts mit dem für dich wichtigen To-do-Punkt zu tun haben.
• Eine E-Mail kann mehrere To-do-Punkte enthalten. Erstelle daher für jede Aufgabe einen separaten To-do-Punkt. So musst du nicht jedes Mal mehr Text lesen und durchdenken als nötig ist.
• Anders als bei E-Mails kannst du deine Aufgaben neu anordnen. Du kannst die To-do-Punkte beispielsweise nach Fristen sortieren.
• Dein Posteingang bleibt frei. Das schafft ein gutes Gefühl.

Wichtig:

Bezeichne die Aufgaben klar, sodass du später genau weißt, was zu tun ist. Es hat sich bewährt, den nächsten Schritt zu benennen. Statt „Vertragsentwurf“ also beispielsweise „Vertrag mit Anwalt besprechen“.

Tipp 4 – Gib deinen E-Mails ein Zuhause!

Oft sind E-Mails völlig chaotisch oder zu penibel abgelegt, strukturiert wie in einem Ameisenhaufen.

So geht´s

1. Erstelle eine Ordnerstruktur, die zu deiner Arbeit passt. Du benötigst nur wenige Ordner. Hier sind einige Vorschläge:
   • Der Erledigt-Ordner: Hier landen alle E-Mails, die du bearbeitet hast. Wenn du sie später wieder brauchst, kannst du sie mühelos über die Suchfunktion finden.
   • Der Warten-Ordner: Hier legst du E-Mails ab, bei denen du erst weiterkommst, wenn jemand anderes seinen Teil erledigt hat. Ein Blick in den Ordner zeigt dir, was noch offen ist und wo du eventuell nachhaken musst. Sobald etwas erledigt ist, kannst du die entsprechende E-Mail in den Erledigt-Ordner verschieben. Achte darauf, dass dieser Ordner nicht zum Ruheplatz wird. Er funktioniert nur, wenn er „lebt“.

Temporäre Ordner, z. B. für Online-Workshops: Hier landen alle E-Mails, die mit dem Workshop zusammenhängen. Nach Kursende verschiebst du den gesamten Ordner in den „Erledigt“-Ordner.

Extra-Tipp: Falls dein E-Mail-Programm die Ordner alphabetisch sortiert, du aber die Reihenfolge selbst bestimmen möchtest, füge Zahlen vor den Namen der Ordner ein, z. B. „01 Erledigt“, „02 Warten“, „03 Aufgeräumter Schreibtisch“.

Wichtig:

Nutze lieber einen Ordner zu wenig als einen zu viel. Überprüfe regelmäßig, ob du die Ordner auch wirklich verwendest. Falls nicht, verschiebe ungenutzte Ordner einfach in den „Erledigt“-Ordner.

Warum?

Indem du eine durchdachte Ordnerstruktur erstellst, gewinnst du Zeit. Du verlierst keine Zeit mehr mit der Frage, in welchem Ordner eine bearbeitete E-Mail abgelegt werden muss. Auch das Wiederfinden alter E-Mails geht schneller. Es wurde sogar durch eine Studie belegt.

Verarbeite deine E-Mails, anstatt sie nur zu sichten!

Stress durch Verstopfung: Wenn eine E-Mail nur oberflächlich betrachtet und nicht bearbeitet wird, bleibt sie im Posteingang. Das Ergebnis: Der Posteingang „verstopft“. Ein späterer Blick auf E-Mails im Posteingang, die bereits geöffnet, aber noch nicht bearbeitet wurden, kann Stress verursachen.

Den ganzen Tag nur E-Mails?

Ich begegne immer wieder Menschen, die mir erzählen, dass sie den ganzen Tag mit der Bearbeitung von E-Mails verbringen könnten. Im Kundensupport mag das verständlich sein. In den meisten anderen Fällen liegt die Ursache jedoch darin, dass ihnen eine effektive Methode für den Umgang mit E-Mails fehlt. Doch es gibt eine Strategie, mit der du deinen Posteingang dauerhaft schlank oder sogar leer halten kannst: die Verarbeitung.

Tipp 5 – Emails verarbeiten statt nur zu sichten in 5 Schritten

1. Löschen: Alles, was für dich nicht relevant ist und es auch nicht werden wird, löschst du sofort.
2. Weiterleiten (Delegieren): E-Mails, die von jemand anderem bearbeitet werden müssen, leitest du direkt weiter.
3. Archivieren: Musst du bei einer E-Mail nichts weiter tun, außer sie zur Kenntnis zu nehmen? Dann tue es jetzt und lege sie anschließend im „Erledigt“-Ordner ab.
4. Bearbeiten: Wenn in der E-Mail eine Aufgabe verborgen ist und du diese innerhalb von fünf Minuten erledigen kannst, dann tue es sofort. Diese Regel wird auch als „5-Minuten-Regel“ bezeichnet. Dadurch schonst du deine To-do-Liste und verschwendest keine Zeit. Warum fünf Minuten? Das Anlegen eines neuen To-do-Punktes kostet genauso viel Zeit wie das erneute Hineindenken in die Frage, was zu tun ist. Deshalb ist es sinnvoll, neue Aufgaben nur dann anzulegen, wenn sich der Aufwand wirklich lohnt. Natürlich kannst du auch zwei Minuten anstelle von fünf nehmen. Probiere aus, welche Grenze für dich sinnvoll ist.
5. Terminieren: Manche E-Mails können nicht sofort erledigt werden oder erfordern mehr als fünf Minuten Bearbeitungszeit. Wenn es sich um einen festen Termin handelt (z. B. „30. April, 9 Uhr“), trage ihn jetzt in deinen Kalender ein (eventuell mit Verknüpfung zur E-Mail – ein Klick im Kalender öffnet dann die entsprechende E-Mail). Es kann aber auch eine Aufgabe ohne festes Zeitfenster sein, ein sogenanntes „To-do“. Manchmal gibt es ein Fälligkeitsdatum, aber du entscheidest selbst, wann du die Aufgabe vor diesem Datum bearbeitest. In diesem Fall erstelle eine neue Aufgabe in deiner To-do-Liste.

Es gibt nur diese fünf Schritte. Wenn du sie befolgst, bleibt keine E-Mail übrig und dein Postfach ist wieder leer. Das kann sehr befreiend wirken!

Im Durchschnitt benötigst du bei diesem Vorgehen etwa eine Minute pro E-Mail – ein guter Anhaltspunkt für deine Zeitplanung. Mit diesen Entscheidungsmöglichkeiten kannst du problemlos 30 E-Mails in einer halben Stunde verarbeiten – probiere es aus.

Wichtig

Überfliege die E-Mail nicht einfach und lasse sie dann im Posteingang zurück, um zur nächsten E-Mail zu springen.

Triff direkt nach dem Öffnen eine Entscheidung, was zu tun ist – und tue es.

Das ist entscheidend für den Erfolg dieses Vorgehens! Würdest du eine geöffnete E-Mail unverarbeitet im Posteingang lassen und zur nächsten E-Mail übergehen, wäre das so, als würdest du einen geöffneten Brief, den du überflogen hast, zurück in den Briefkasten legen.

Das würde auf Dauer nicht gut funktionieren.

Warum?

Wenn du eine effektive Methode für den Umgang mit E-Mails beherrschst, profitierst du von vielen Vorteilen:

• Du verarbeitest neu eingegangene E-Mails effizient. Gleichzeitig verringert sich die Sorge, etwas Wichtiges vergessen zu haben – alle Termine sind in deinem Kalender notiert, alle Aufgaben in deiner To-do-Liste erfasst.
• Du kannst dich konzentriert auf deine Aufgaben konzentrieren, ohne ständig von neuen E-Mails (und den darin enthaltenen Informationen und weiteren Aufgaben) abgelenkt zu werden.
• Am Ende des Tages sind zwar nicht alle Aufgaben, die du heute neu erhalten hast, erledigt – aber dein Posteingang ist wieder leer. Das fühlt sich gut an.
• Wenn du am nächsten Arbeitstag dein E-Mail-Programm öffnest, wird deine Aufmerksamkeit nicht von Altlasten belastet.

Wichtig

Es hat sich bewährt, die Verarbeitung in Blöcken durchzuführen – Stichwort chunking oder batching, mehr dazu in diesem Blogartikel.

Dadurch wirst du nicht ständig von deinen eigentlichen Aufgaben abgelenkt. Verknüpfe die E-Mail-Verarbeitungsblöcke idealerweise mit regelmäßigen Abschnitten deines Tagesablaufs.

Lege beispielsweise einen Block vor der Mittagspause und einen weiteren vor Feierabend fest. Dadurch hast du ein Eigeninteresse daran, dich nicht zu lange mit einzelnen E-Mails aufzuhalten und die Antworten möglichst kurz und präzise zu halten (deine Korrespondenzpartner werden dir dafür dankbar sein).

Es hat sich als sinnvoll erwiesen, maximal 30 Minuten für einen Block einzuplanen. Falls du weitere Blöcke benötigst und eine Frühstücks- oder Kaffeepause einlegst, könntest du die weiteren Blöcke maximal eine halbe Stunde vor Beginn der Pausen legen.

Du hast das Prinzip sicher verstanden…

Es ist kein Drama, wenn einige E-Mails im Posteingang ungeöffnet bleiben, obwohl der Verarbeitungsblock vorüber ist. Erledige, was du in diesem Block schaffen kannst – wichtig ist nur, geöffnete E-Mails auch wirklich zu bearbeiten.

Extra-Tipp: E-Mails zu verarbeiten ist ähnlich wie das Fahrradfahrenlernen.

Am Anfang sitzt du auf dem Fahrrad und es gibt so viel zu beachten. Gleichzeitig musst du nach vorne schauen.

Wahrscheinlich hast du dich irgendwann gefragt: Wie soll das gehen?

Aber mit der Zeit klappt es. Mittlerweile radelst du mühelos durch den Verkehr. Manche können sogar während des Fahrradfahrens telefonieren. Hier ist es ähnlich.

Übung macht die Meisterin. Hab Geduld mit dir selbst.

Wenn es noch nicht so richtig funktioniert: Probiere es immer wieder neu. Bald wird auch dir die Verarbeitung von E-Mails so vertraut sein wie das Fahrradfahren.

Tipp 6 – Beschleunige die Beantwortung deiner E-Mails

Oft werden E-Mails Buchstabe für Buchstabe und Wort für Wort einzeln eingegeben. Das ist mühsam. Mögliche Wege, die Beantwortung zu vereinfachen und gleichzeitig zu beschleunigen, sind oft nicht bekannt.

So geht´s

Es gibt mindestens vier verschiedene Möglichkeiten, um das Beantworten von E-Mails zu beschleunigen:

1. Weniger schreiben In vielen Fällen reichen ein paar kurze Sätze völlig aus.
2. Nutze Tastaturkürzel Die wichtigsten Funktionen der Anwendungsprogramme lassen sich über Tastaturkürzel (Shortcuts) schnell und komfortabel nutzen. Dies gilt auch für die meisten E-Mail-Programme. Das Ansteuern der Befehle per Maus entfällt. Der Schreibvorgang wird spürbar „flüssiger“. Einige Beispiele für Abkürzungen, die du einüben kannst:
   • Kopieren eines ausgewählten Elements: STRG+C
   • Einfügen eines ausgewählten Elements: STRG+V
   • Ausschneiden eines ausgewählten Elements: STRG+X
   • Rückgängigmachen einer Aktion: STRG+Z
   • Alles auswählen: STRG+A
   • Drucken: STRG+P Hinweis: Bei manchen Tastaturen heißt die STRG-Taste „Ctrl“ oder cmd.
3. Nutze Autotext-Funktionen bzw. -Programme Dein Computer kann während der Eingabe automatisch bestimmte Textbausteine einsetzen. Du musst dann nur noch die zugehörigen Kürzel eingeben. Statt „Sehr geehrte Damen und Herren“ tippst du dann nur „sgdh“ (falls du dieses Kürzel entsprechend angelegt hast). Diese Funktion ist nicht nur bei häufig genutzten Phrasen nützlich, sondern beispielsweise auch bei komplizierten oder langen Namen, mit denen du immer wieder zu tun hast. Du tippst die Abkürzung, der Computer ersetzt sie durch die korrekten Wörter. Übrigens: Die Grundfunktionen sind im Betriebssystem bereits mitgeliefert. Wer etwas mehr Komfort wünscht, kann auf entsprechende Programme zurückgreifen.

Warum?

Das Schreiben von E-Mails verbraucht deutlich weniger Zeit.

Wichtig

Achte im Alltag darauf, wo du diese Tipps anwenden kannst. Du wirst immer mehr Einsatzmöglichkeiten entdecken.

Zusatztipps für den effizienten Umgang mit E-Mails Im Folgenden findest du weitere Tipps, die sich beim Verfassen und Verarbeiten von E-Mails als nützlich erwiesen haben:

• Frage dich bei jeder E-Mail, ob du wirklich antworten musst. Wenn nicht, lösche oder archiviere die E-Mail sofort.
• Du kannst das E-Mail-Tempo wesentlich selbst bestimmen. Es reicht oft aus, abends oder am nächsten Tag morgens zu antworten. Dadurch reduzierst du das Tempo beim „E-Mail-Pingpong“.
• Verwende eine Betreffzeile, die einen klaren Hinweis auf den Inhalt gibt. Oft erhältst du dadurch schneller eine Antwort.
• Verschicke Antworten auf E-Mails nur an Personen, die die Antwort benötigen. Lass, wenn möglich, die Finger vom „Antwort an alle“-Befehl.
• Erstelle Verteilerlisten, wenn du regelmäßig E-Mails an die gleichen Adressen versendest. Dadurch wird das Versenden erleichtert.
• Schreibe kurze E-Mails mit nur einem Thema pro E-Mail. Du erhältst in der Regel früher eine Antwort.
• Leite zweifelhafte oder nutzlose Nachrichten nicht weiter.
• Verwende Absätze und Zwischenüberschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. Arbeite mit Aufzählungen, um Informationen leichter zu erfassen.
• Achte auf eine angemessene Anrede und Schlussformeln in deinen E-Mails.
• Beachte die Grammatik- und Rechtschreibregeln, um die Lesbarkeit und Verständlichkeit zu erhöhen.
• Lösche Nachrichten von unbekannten Absendern und öffne keine Anlagen, um das Risiko von Viren zu reduzieren.
• Nutze bei zahlreichen Newslettern oder Diskussionsforen eine separate E-Mail-Adresse, um deine Hauptadresse vor Werbemails zu schützen.
• Delegiere die Verantwortung für dein E-Mail-Postfach, wenn du auf Dienstreise oder im Urlaub bist. Stelle sicher, dass deine Vertretung deine E-Mails sichtet, dringende Dinge erledigt und bei Bedarf mit Absendern in Kontakt tritt.
• Nutze die Funktion der Autosignatur, um zusätzliche Informationen wie Angebote oder Kurse zu versenden.

Tipp 7 – Organisiere deinen Email-Posteingang mit Filtern

Als aktive Nutzerin sozialer Netzwerke erhältst du ständig E-Mails mit Kontaktanfragen, Hinweisen auf interessante Profile und verschiedenen Benachrichtigungen. Diese E-Mails sind nicht dringend, können jedoch eine hohe Ablenkung verursachen.

So geht´s

Richte in deinem E-Mail-Programm einen speziellen Ordner für „Social Media“ ein. Hier landen alle Benachrichtigungen über Kontaktanfragen und ähnliche E-Mails – sogar automatisch per Regel. Dadurch befreist du deinen Posteingang. Die E-Mails kannst du dann in einem Block – zum Beispiel einmal pro Woche – verarbeiten.

Warum?

Du wirst weniger abgelenkt und verpasst dennoch nichts Wichtiges.

Extra-Tipp

Du kannst die Anzahl der Nachrichten deutlich reduzieren, indem du die Einstellungen in den sozialen Netzwerken entsprechend anpasst. Überprüfe, welche Benachrichtigungen du wirklich erhalten möchtest, und deaktiviere alle anderen Optionen.

Mehr Emailsicherheit mit diesen 3 praktischen Tipps

Fazit

Emails sortieren erleichtert dir deinen Business Alltag enorm, denn wenn deine persönliche Email-Routine einmal sitzt, läuft sie automatisch ohne großes Nachdenken ab. Das schenkt dir mehr Zeit, Freiheit und Entspannung!