Notion: Endlich Ordnung im digitalen Chaos! (Anleitung für Anfänger)

Evernote für Notizen, Trello für Kanban-Notizen, Notes für Einkaufszettel, Google Docs für Blogbeiträge, Excel-Listen für Kalkulationen, Asana für Projekte, zusätzlich zum Google Kalender (privat oder beruflich oder beides)?

Ständig switchte ich zwischen den Apps hin- und her, was (sogar) mich langsam echt nervte und anstrengte.

Manchmal vergaß ich, wo was gespeichert war, und ich musste erstmal viel Zeit damit verschwenden, danach zu suchen.

Irgendwann platze mir der Kragen.

Dieser nagende Gedanke in meinem Hinterkopf, ob ich auch das … und wo war jenes … nahm auf einmal beängstigend viel Platz ein.

Ich drohte den Überblick all meiner Daten in zig Tools und Apps zu verlieren.

Bis ich auf meine digitale Schweizer-Taschenmesser-App stieß:

Notion.

Wenn du es auch leid bist, dich in unzähligen Tools und Apps zu verlieren, dann lies weiter.

Willkommen in der wunderbaren Welt von Notion…

In diesem Blogartikel tauchen wir in die Notion Basics ein.

Doch zunächst mal:

Was ist Notion?

Notion ist wie ein digitales Notizbuch mit viel mehr Funktionen. Es ist deine persönliche Kommandozentrale, dein kreativer Spielplatz und dein Organisationstalent – alles in einem.

Was kann ich mit Notion machen?

Mit Notion bringst du Ordnung in dein Chaos! Notizen, Aufgaben, Projekte, To-Do-Listen – alles landet an einem Ort, übersichtlich organisiert und jederzeit griffbereit.

Entdecke deine Möglichkeiten:

• Notizenverwaltung: Organisiere deine Gedanken und Ideen in Notizen, füge Bilder, Videos und Links hinzu und gestalte deine Inhalte mit Farben und Emojis.
• Aufgabenmanagement: Erstelle Aufgabenlisten, setze Prioritäten, Fristen und Erinnerungen und erledige deine To-Dos mit Leichtigkeit.
• Projektplanung: Plane und verwalte deine Projekte in Kanban-Boards, Tabellen oder Kalendern, behalte den Überblick über Fortschritte und erreiche deine Ziele.
• Wissensmanagement: Erstelle deine eigene Wissensbasis, sammle Informationen, Links und Notizen und finde alles jederzeit wieder.
• Zusammenarbeit: Teile deine Notizen, Aufgaben und Projekte mit anderen, arbeite in Teams zusammen und erreiche gemeinsam mehr.

Was kostet Notion?

Du kannst dich kostenlos anmelden und sofort alle Funktionen nutzen. Es gibt lediglich ein paar Einschränkungen, z. B. wieviele Gäste du einladen kannst oder wie oft du die notioninterne künstliche Intelligenz nutzt.

Eine genaue Übersicht findest du hier.

Für wen ist Notion das Richtige?

Egal ob Student, Berufstätiger, Kreativkopf oder einfach nur jemand, der sein Leben besser organisieren möchte – Notion bietet dir die Tools und Funktionen, die du dafür brauchst.

Notion ist ideal für:

• Studierende: Vorlesungsskripte organisieren, Lernpläne erstellen, Prüfungsvorbereitung
• Berufstätige: Aufgabenverwaltung, Projektmanagement, Meeting-Notizen, Teamarbeit
• Kreative: Journaling, Ideenfindung, Brainstorming, Skripte schreiben
• Privat: To-Do-Listen, Rezepte, Reiseplanung, Haushaltsbuch

Egal wer du bist und was du machst, Notion organisiert und strukturiert deine Gedanken, Ideen und Inspirationen.

Freiheit pur: Notion funktioniert in allen gängigen Browsern!

Du bist flexibel und wählst den Browser, der am besten zu dir passt? Genau das Richtige für Notion! Ob Safari, Firefox oder Chrome – Notion läuft auf allen gängigen Browsern flüssig und zuverlässig.

So genießt du grenzenlose Freiheit:

• Verwende Notion auf deinem Lieblingsbrowser: Egal ob Mac, Windows oder Linux, Notion ist immer dabei.
• Wechsle den Browser jederzeit: Synchronisiere deine Notizen, Aufgaben und Projekte nahtlos zwischen verschiedenen Browsern.
• Nutze die Browser-Erweiterungen: Hol dir den Notion Web Clipper für deinen Browser und speichere interessante Inhalte mit einem Klick in deiner Notion-Umgebung.

Du kannst dir als Windows-Nutzerin Notion auch auf deinem Laptop installieren.

Zudem ist die Notion App für alle Smartphones verfügbar – du hast quasi dein externes Gehirn immer bei dir.

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Notion kann endlich Deutsch!

Die gute Nachricht: Seit Dezember 2022 ist Notion endlich auch auf Deutsch verfügbar (Beta).

So einfach stellst du die App auf Deutsch um:

1. Öffne die Einstellungen in Notion.
2. Klicke auf „Sprache und Region“.
3. Wähle „Deutsch“ aus dem Dropdown-Menü.
4. Fertig! Notion ist jetzt auf Deutsch.

Die meisten Funktionen sind bereits übersetzt:

• Die Benutzeroberfläche
• Vorlagen
• Hilfe-Center
• Tutorials

Ein paar Inhalte sind noch auf Englisch:

• Einige Befehle in der Befehlszeile
• Community-Ressourcen

Die deutsche Übersetzung wird ständig erweitert. In Zukunft wird Notion also noch mehr auf Deutsch verfügbar sein.

Notion für Anfänger: So nutzt du die Plattform effektiv!

Bist du bereit, dein Leben mit Notion zu revolutionieren? Diese Anleitung ist speziell für Anfänger wie dich geschrieben, um dir den Einstieg in diese unglaubliche All-in-One-Plattform zu erleichtern.

Notion ist mehr als nur ein Notizbuch: Es ist deine persönliche Schaltzentrale, die Notizen, Aufgabenverwaltung, Datenbanken und Tools für die Zusammenarbeit vereint. Mit Notion kannst du:

• Arbeitsabläufe strukturieren: Organisiere deine To-Dos, Projekte und Ideen in einem übersichtlichen System.
• Organisiert bleiben: Vergiss nie wieder einen Termin oder eine Deadline! Notion hält dich auf dem Laufenden.
• Einfach zusammenarbeiten: Teile deine Notizen, Aufgaben und Projekte mit anderen und erlebe mühelose Teamarbeit.

2. Erste Schritte mit Notion

1. Um ein Konto zu erstellen, besuche die Webseite von Notion und melde dich mit deiner Email-Adresse oder deinem Google-, Apple- oder Microsoft-Konto an. Nutze am besten dein Google-Konto, um es später auch mit deinem Google Drive zu verknüpfen.
2. Die Benutzeroberfläche verfügt über eine Seitenleiste zur Navigation, einen Hauptarbeitsbereich zum Erstellen und Bearbeiten von Inhalten sowie Schaltflächen zum Hinzufügen neuer Elemente und Anpassen von Einstellungen.
3. Im Arbeitsbereich erstellst, speicherst und organisierst du all deine Inhalte, wie z. B. Seiten, Datenbanken und Projekte.

3. Notion Basics: So baust du deine digitale Welt!

Seiten

1. Erstelle neue Seiten mit einem Klick auf „+“ in der Seitenleiste oder nutze den Befehl „/page“.
2. Verleihe deinen Seiten Persönlichkeit mit Titeln, Symbolen, Bildern und Schriftarten.
3. Füge Text, Bilder, Videos, Tabellen und mehr hinzu – deiner Kreativität sind keine Grenzen gesetzt!

Blöcke

1. Baue deine Seiten mit Textblöcken, Bildern, Checklisten und anderen Blöcken auf.
2. Füge Blöcke einfach per Klick oder mit dem Befehl „/“ und dem Blocknamen hinzu.
3. Verschiebe Blöcke per Drag-and-Drop oder nutze das Drei-Punkte-Menü zum Bearbeiten.

Datenbanken

1. Organisiere deine Informationen in Tabellen, Boards, Kalendern und Listen.
2. Erstelle neue Datenbanken mit „+“ in der Seitenleiste und wähle dein Format.
3. Füge Elemente hinzu, erstelle Spalten mit verschiedenen Eigenschaften (z. B. Text, Zahlen, Daten) und passe das Layout an.

4. Ordnung ist das halbe Leben: Organisiere deinen Notion-Workspace!

Mit diesen Tipps bringst du Ordnung in deinen Notion-Workspace und findest alles schneller!

1. Verwende Ordner und Unterseiten, um zusammenhängende Seiten zu gruppieren, damit du leichter navigieren und finden kannst, was du brauchst.
2. Erstelle verschachtelte Seiten, indem du eine Seite auf eine andere in der Seitenleiste ziehst und so eine hierarchische Struktur für eine bessere Organisation bildest.
3. Füge Tags und Kategorien hinzu, um deine Inhalte zu kennzeichnen und nach Thema, Projekt oder einem anderen System zu organisieren, das deinen Anforderungen entspricht.
4. Nutze die Suchleiste und Filteroptionen, um bestimmte Elemente in deinem Arbeitsbereich anhand von Schlüsselwörtern, Tags oder anderen Eigenschaften zu finden.

Tipp: Nutze Emojis in deinen Seitennamen und Tags, um deinem Workspace eine persönliche Note zu verleihen.

5. Im Team unschlagbar: Notion effizient zusammenarbeiten

1. Lade Teammitglieder in deinen Arbeitsbereich ein, indem du in der Seitenleiste auf „Einstellungen & Mitglieder“ klickst und ihre E-Mail-Adressen eingibst.
2. Weise den Teammitgliedern Aufgaben zu und lege Berechtigungen fest (z. B. „Kann bearbeiten“, „Kann kommentieren“, „Kann anzeigen“), um deren Zugriff auf Seiten und Datenbanken zu steuern.
3. Verwende die Kommentarfunktion, indem du auf das Sprechblasensymbol in einem Block oder auf einer Seite klickst, um zu diskutieren, Feedback zu geben und gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten, um in Echtzeit mit den Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, so dass alle Aktualisierungen und Änderungen sofort sehen können und so eine effiziente Zusammenarbeit gefördert wird.

Tipp: Nutze @-Erwähnungen, um Teammitglieder in Kommentaren und Aufgaben zu benachrichtigen.

6. Verbinde deine Tools: Notion als zentrale Anlaufstelle!

Notion lässt sich mit deinen Lieblings-Tools integrieren! Google Calendar, Slack, Trello und viele mehr – alles kein Problem.

So geht’s:

• Einstellungen: In Notion oder der jeweiligen App findest du die Integrationen.
• Konten verbinden: Folge den Anweisungen und schon bist du startklar.

Entdecke die Möglichkeiten:

• Verbesserter Workflow: Steigere deine Produktivität mit nahtlosen Verbindungen.
• Alles an einem Ort: Nutze dein Notion als zentrale Anlaufstelle für alle deine Tools.

Probiere es aus und erweitere dein Notion-Universum!

7. Notion Hacks: Tipps & Tricks für Power-Nutzerinnen

Tastaturkürzel:

• Strg/Befehl + N für neue Seiten
• Strg/Befehl + Enter zum Bearbeiten von Blöcken
• Weitere Shortcuts die deine Arbeit beschleunigen, findest du hier.

Persönlicher Workspace:

• Wähle Themes, Farben und Schriftarten nach deinem Geschmack.
• Füge Bilder und Emojis hinzu für eine inspirierende Umgebung.

Offline-Modus:

• Bearbeite deine Notizen unterwegs – auch ohne Internetverbindung.
• Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald du online bist.

Datenimport & -export:

• Importiere Daten aus Evernote, Google Docs und anderen Plattformen.
• Exportiere deine Notizen als PDF, HTML oder CSV.

Mit diesen Tricks geht dir die Arbeit noch schneller von der Hand.

8. So löst du Notion-Probleme im Handumdrehen!

Häufige Fragen:

• Besuche die FAQ-Seite auf der Notion-Website oder im Help Center.
• Finde schnelle Antworten auf deine Fragen.

Community-Power:

• Nutze die Notion-Community-Foren.
• Tausche dich mit anderen Nutzern aus.
• Entdecke Tipps, Tricks und Ratschläge.

Notion-Support:

• Erhalte zusätzliche Unterstützung im Help Center.
• Finde Artikel, Video-Tutorials und Live-Chat-Hilfe.

Tipp: Nutze die Suchfunktion auf der Notion-Website, um schnell und einfach Hilfe zu finden.

9. Vorlagen für jeden Fall

Notion Vorlagen sind vorgefertigte Seiten, die für bestimmte Aufgaben, Projekte oder Anwendungsfälle entwickelt wurden und dir Zeit und Mühe sparen können.

Es sind wahre Wunderwaffen in Notion! Sie ersparen dir mühsames Einrichten und Formatieren und bieten dir sofort eine Struktur, die du an deine Bedürfnisse anpassen kannst.

Entdecke die Vielfalt: Ob du deine To-Do-Liste aufpeppen, deine Finanzen im Auge behalten oder ein kreatives Projekt starten willst, für jeden Anwendungsfall gibt es eine passende Vorlage.

Finde Inspiration: Stöbere in der Notion-Vorlagengalerie oder nutze die Suchfunktion, um Vorlagen für

• Studium: Vorlesungsskripte, Lernpläne, Prüfungsvorbereitung
• Beruf: Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Meeting-Notizen
• Privat: Rezepte, Reiseplanung, Haushaltsbuch
• Kreativität: Journaling, Ideenfindung, Brainstorming

Einfach loslegen: Mit einem Klick auf Vorlage duplizieren holst du dir die Vorlage in deinen Workspace und kannst sie sofort bearbeiten. Füge deine Inhalte hinzu, passe Farben und Design an und schon hast du dein persönliches Organisationssystem!

Teile Vorlagen mit anderen, indem du einen Link bereitstellst, die Vorlage in ihren Arbeitsbereich kopierst oder die Vorlage zu einem gemeinsam genutzten Arbeitsbereich hinzufügst.

Deine Daten sind sicher: Wo Notion speichert

Notion speichert deine Daten online auf Amazon-Servern in den USA. Die Sicherheit deiner Daten hat für Notion höchste Priorität. Mehr dazu findest du unter Notion Datenschutz & Sicherheitsstandards.

Notion selbst schreibt dazu:

Um sicherzustellen, dass unsere Bedingungen der DSGVO, dem CCPA und anderen weltweit geltenden Datenschutzstandards entsprechen, lassen wir sie kontinuierlich von führenden Datenschutzexperten in verschiedenen Ländern überprüfen.

So sind deine Daten geschützt:

• Verschlüsselung: Alle Daten werden im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt.
• Redundanz: Mehrere Kopien deiner Daten werden an verschiedenen Standorten gespeichert.
• Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen haben Zugriff auf deine Daten.
• Sicherheitsstandards: Notion folgt den höchsten Sicherheitsstandards der Branche.

Du hast die Kontrolle:

• Exportiere deine Daten: Du kannst jederzeit alle deine Daten aus Notion exportieren.
• Lösche deine Daten: Du kannst deine Daten jederzeit löschen.

Notion nimmt die Sicherheit deiner Daten sehr ernst. Du kannst sicher sein, dass deine Daten bei Notion gut aufgehoben sind.

Fazit

Notion ist einfach zu bedienen und gleichzeitig unglaublich flexibel. Du kannst es an deine individuellen Bedürfnisse anpassen und so dein perfektes System für mehr Produktivität und Kreativität erschaffen.

Probiere Notion einfach mal aus, so lernst du es am schnellsten! Keine Angst, du kannst nix kaputt machen! Arbeite mit Notion Vorlagen, die deinen Business-Alltag vereinfachen, wirst du hier fündig.

Du wirst begeistert sein!