Wir sind heutzutage beschäftigter denn je, unsere To-Do-Liste wächst beständig. Du hast kaum Zeit für das, was dir am Herzen liegt.
Alles ringt jedoch um deine Aufmerksamkeit und ist natürlich SUPERwichtig (natürlich, was sonst?!).
Zeitmanagement Methoden gibt es viele und Zeit ist ein kritischer Faktor, das ist dir schon klar. Doch wie und wofür sollst du dich entscheiden?
Obwohl – vielleicht kennst du sie schon, wenn nicht, darf ich sie dir vorstellen?
Die Kolleginnen Priorisierung und Delegation
Bewährte Helferinnen, wenn dir vor lauter Hektik wieder alles zu viel wird. Sie unterstützen dich, deine Arbeitslast zu erfassen, mögliche Probleme zu ermitteln, deine Zeit besser zu nutzen und effizienter zu arbeiten.
Wie geht das?
Es gibt bekanntlich viele Ansätze, hier möchte ich dir die drei bewährte Methoden vorstellen.
Zeitmanagement mit der Eisenhower-Matrix
Sie besteht aus vier Abschnitten, gegliedert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Dadurch hast du die Möglichkeit, deine Aufgaben nach bestimmten Vorgaben und Zielen einzusortieren.
Erstelle zuerst eine Liste mit allen Aufgaben:
- Rechnungen schreiben
- Facebook-Beiträge erstellen
- Emails beantworten
- Kundengespräche führen
Danach verteilst du diese Aufgaben auf die vier Quadranten der Matrix. Dabei bestimmt die Wichtigkeit der Aufgabe die genaue Position.
Achte jedoch beim Ausfüllen der Matrix darauf, maximal zehn Aufgaben pro Quadrant einzutragen. Neue kommen erst hinzu, nachdem die alten abgearbeitet sind.
Du wählst aus zwischen:
Dringend und wichtig: diese Aufgaben sind sofort zu erledigen, weil um beispielsweise Fristen einzuhalten
Wichtig, aber nicht dringend: solche Aufgaben planst du für einen späteren Zeitpunkt, beispielsweise wenn du bei Kunden nachhaken möchtest
Dringend, aber nicht wichtig. Das sind Aufgaben, die jemand anderes für dich erledigen kann
Weder dringend noch wichtig: die neue Blumendeko oder ähnliche Dinge, die dein Wohlgefühl unterstützen, doch nicht arbeitsnotwendig sind. Solche Aufgaben kommen in diesen Quadranten und laufen unter „bei Gelegenheit“.
Du kannst für die Matrix Papier und Stift nehmen oder die App Eisenhower.me ausprobieren. Ich habe mir ein Trello Board dafür erstellt, damit ich innerhalb der Karten noch genügend Platz für Notizen und Anhänge habe.
Wenn du deine Matrix betrachtest, stellst du eventuell fest, dass du ohne Hilfe nicht alle Aufgaben rechtzeitig erledigen kannst. Deswegen kommt hier die Kollegin Delegieren ins Spiel, zum Beispiel
- beim Grafiken erstellen,
- Videos transkribieren,
- Rechnungen schreiben
oder ähnliches, was außerhalb deiner Kernkompetenz liegt und weshalb du ewig an diesen Aufgaben sitzt.
Book a Tiger, Fivrr, 99Designs oder virtuelle Assistenten unterstützen dich. Jaja, ich weiß: das kostet Geld. Doch deine Zeit, die du damit verbringst Grafiken zu erstellen, kostet auch Geld. Schon darüber nachgedacht?
Die Rechnung ist simpel:
wieviel Geld kostet dich die externe Unterstützung vs was könntest du in der Zeit verdienen?
Zeitmanagement nach dem Pareto Prinzip
Dir ist die Matrix noch zu kompliziert ? Dann möchte ich dir noch einen Tipp von Barbara Lampl mitgeben. Frage dich jeden Tag, welche Aufgabe hat die höchste Wirkung, die dich deinem Ziel näher bringt.
Das gehört zum Pareto-Prinzip, welches besagt: dass 80 % der Ergebnisse werden mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht.
Damit veränderst du deinen Blickwinkel und siehst, wie viele Aufgaben deine Zeit beanspruchen, die du oder gar nicht oder anders erledigen könntest. Wo der Aufwand im Verhältnis zum Ertrag in keinem linearen Verhältnis zueinander stehen.
Fokussiere dich auf die Dinge, die wirklich wichtig für deinen wirtschaftlichen Erfolg sind.
Zeitmanagement mit ICE
Nein, hier ist nicht der Zug gemeint. Der ICE Score ist ein erprobtes und effektives Werkzeug, mit dem du bessere Entscheidungen triffst.
Sean Ellis hat das Konzept des ICE-Score entwickelt, um Wachstumsexperimente und -tests zu priorisieren. Du kannst es abwandeln, um eine beliebige Liste von Aufgaben für dich oder dein Team zu priorisieren. Dadurch konzentrierst du dich nur noch auf die Aufgaben und Maßnahmen, die wirklich für dich funktionieren.
Nimm dir ein Blatt oder öffne eine Google Tabelle, schreib dir die jeweilige Aufgabe oder Maßnahme auf. Rechts dafür trägst du diese 3 weiteren Spalten ein:
I – Impact – welche Wirkung hat es auf dein Ziel? (z. B. mehr Reichweite, sichtbar werden oder Umsatz steigern)?
1: Keinen Einfluss auf den Umsatz oder andere wichtige Metriken erwartet
2-5: Geringen Einfluss
6-8: Spürbaren Einfluss 9-10: Großen Einfluss
C– Confidence – wie sicher bist du dir, dass es funktioniert und zum Erfolg führt?
1-3: Hohes Risiko, dass es nicht funktioniert, da du z. B. noch keine Erfahrung damit gemacht hast
4-7: Mittleres Risiko, da Erfahrungswerte vorliegen, z. B. von anderen in deiner Branche
8-10: Geringes Risiko: Tests dieser Art hast du bereits mit Erfolg umgesetzt
E– Effort/ Ease – wie leicht fällt es dir umzusetzen, wie lange würde es dauern?
1-2: Einen Monat oder mehr
3-5: Ein bis zwei Wochen
6-7: Weniger als eine Woche
8-10: Ein Tag oder weniger
Gib deine Schätzung für jeden der oben genannten Punkte ein, indem du 1-10 Punkte erreichst (10 Punkte Höchstpunktzahl) und es gibt eine ICE-Punktzahl für jede Aufgabe.
Je höher die Punktzahl, desto eher solltest du dich daran setzen.
Mehr über den ICE Score von Sean findest du hier.
Zeitmanagement by you
Was das ist, kann dir Karin Klein verraten, Körpertherapeutin für die gute Bindung. Mache dir verschiedene Zeitqualitäten und deinen eigenen Körper zunutze. Gehe mit deiner eigenen Natur und den äußeren Umstände, damit sie für dich arbeiten – anstatt andersrum!
Fazit
Finde heraus, welche Methode für dich funktioniert. Bullet Journal funktioniert bei mir leider gar nicht. Doch für dich ist es vielleicht perfekt!? Oder du brauchst eine digital-analoge Kombination einem Eisenhower Trello Board mit ICE – du wirst es nie herausfinden, wenn du es nicht ausprobierst.
Also – wieviel Zeit willst du noch verstreichen lassen?
