Wusstest du, dass du bis zu 90 % deines Coaching- und Beratungsbusiness allein mit Notion organisieren kannst?
Wenn ich mich mit Coaches, Beraterinnen oder Trainerinnen unterhalte und ihnen zeige, wie ich mein Solo-Business mit Notion organisier, höre ich oft:
„Wow, ich wusste nicht, dass das in Notion möglich ist. Jetzt verstehe ich auch, wie nützlich Notion sein kann, wenn man es richtig nutzt. Das macht mein Business gleich viel einfacher“
Und genau das ist der Punkt:
Einmal verstanden, kannst du es nicht mehr igorieren.
In deinem Kopf fängt´s an zu rattern, weil sich plötzlich vor dir eine ganze Welt neuer Möglichkeiten öffnet.
Heute möchte ich dir 65 Wege zeigen, wie du Notion nutzen kannst, um
- dein Business zu organisierten,
- dabei Zeit und Geld zu sparen und
- unnötige Tools aus deinem Alltag zu verbannen.
Tools, die Notion wahrscheinlich alle ersetzen kann.
Yepp, DSGVO konform.
Warum Coaches & Beraterinnen mit Notion effizienter arbeiten
Notion ist flexibel und unglaublich vielseitig.
1. Du sparst Zeit
Es ist ein Tool, mit dem du alles Wichtige an einem Ort organisieren kannst.
Kein ständiges Hin-und-Her-Wechseln zwischen verschiedenen Tools mehr oder die Frage, wo du jetzt diese eine Aufgabe oder wichtige Info festhalten sollst.
2. Du bleibst produktiv
Das nimmt dir mentalen Ballast ab und reduziert deine Entscheidungsmüdigkeit, die dadurch oftmals entsteht.
Notion will deine individuell anpassbare All-in-One-App zu sein, mit der du
- planen,
- schreiben und
- organisieren kannst.
3. Du bist flexibel
Notion Datenbanken – sind fast wie Schweizer Taschenmesser:
vielseitig, anpassbar und für jede Herausforderung gewappnet.
Wenn du bisher nur mit Seiten arbeitest und keine Datenbanken nutzt, verpasst du wirklich etwas!
Warum Datenbanken?
Es gibt viele Gründe, aber der wichtigste ist, dass du damit Ansichten und Systeme erstellen kannst, die genau auf dich zugeschnitten sind – statt auf Vorlagen zurückzugreifen, die weder zu deinem Business noch zu deinem Arbeitsstil passen.
So schaffst du dir einen klaren, übersichtlichen digitalen Arbeitsplatz, an dem du jederzeit siehst, was wichtig ist und was als Nächstes ansteht.
Jetzt geht’s ans Eingemachte: 65 Wege, wie du Notion in deinem Business einsetzen kannst.
Das sind Systeme, die ich entweder für Kundinnen entwickelt oder selbst in meinem Business-Alltag einsetze.
15 Ideen, wie du mit Kunden in Notion arbeitest
- Notiere dir Besprechungsnotizen zu deinen Kundenterminen.
- Verwalte Informationen zu den Unternehmen deiner Kunden.
- Behalte Aufgaben und To-Dos aus Kundengesprächen im Blick.
- Dokumentiere und teile häufig gestellte Fragen (FAQs) mit deinen Kunden.
- Verwalte alles Wichtige zu deinen Kundenprojekten an einem Ort.
- Speichere Rezensionen und Lob von zufriedenen Kunden zentral.
- Erfasse und speichere Onboarding-Informationen von neuen Kunden direkt in Notion.
- Verfolge die “Hausaufgaben” deiner Kundinnen, von denen aus ihr weiter arbeiten könnt.
- Nutze eine Kalenderansicht, um vergangene und bevorstehende Kundengespräche und Coaching-Sitzungen im Blick zu behalten.
- Baue eine Ressourcenbibliothek auf, die du einfach aktualisieren und auch deinen Kunden zur Verfügung stellen kannst.
- Verwende ein CRM, um Kontaktdaten festzuhalten und neue Menschen, die in dein Netzwerk kommen, anzusprechen.
- Steuere deinen Kunden-Onboarding-Prozess, damit du genau weißt, an welchem Punkte deine jeweilige Kundin gerade steht.
- Erstelle Feedback-Formulare, um Rückmeldungen von Kunden direkt in Notion zu sammeln.
- Dokumentiere Erfolge deiner Kunden, um sie später als Erfolgsgeschichten zu nutzen.
- Teile Arbeitsmaterialien, die deine Kunden einfach abrufen können.
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26 Ideen, wie du mit Notion dein Business führst
- Erstelle ein Projektmanagement-System, um den Überblick zu behalten.
- Speichere inspirierende Zitate, die dich motivieren.
- Dokumentiere und plane deine Geschäftsziele.
- Erstelle ein Vision Board für dein Leben und dein Business.
- Lass dich an Fristen und Updates zu Aufgaben oder Projekten erinnern.
- Arbeite mühelos mit deiner VA oder anderen Teammitgliedern zusammen.
- Dokumentiere die Entwicklung und den Fortschritt deines Unternehmens.
- Behalte deine Produkte und Dienstleistungen im Blick und dokumentiere sie.
- Halte Mission, Vision und Strategie deines Unternehmens fest.
- Verfolge deine Geschäftseinnahmen und Ausgaben und visualisiere sie mit Diagrammen.
- Speichere Artikel aus dem Internet schnell und nahtlos in Notion.
- Erstelle Pläne für verschiedene Zeiträume (Tage, Wochen, Monate, Quartale und Jahre).
- Verfolge den Fortschritt deiner Geschäftsziele und visualisiere deine Zahlen mit Diagrammen.
- Dokumentiere Kundenprojekte und mache daraus Fallstudien, um zukünftige Kunden zu gewinnen.
- Erstelle eine Dateiablage, um all deine Notizen und Recherchen zu deinem Business leicht nachverfolgen zu können.
- Erstelle Lead-Magneten (auch Freebies genannt) in Notion, die du als kostenlosen Download anbietest.
- Baue ein persönliches Wissenssystem auf, um wichtige Ressourcen (z.B. Bücher, Videos, Artikel, Podcasts) zu verfolgen.
- Erstelle eine Bibliothek mit Vorlagen, die du regelmäßig im Business verwendest (z.B. E-Mails, Verkaufsskripte, Fragen für Erstgespräche).
- Erstelle ein Aufgabenmanagement-System mit Fälligkeitsterminen und Prioritäten, das du als Kanban-Boards, Zeitachsen oder Kalender visualisieren kannst.
- Erstelle ein Business-Wiki mit Standardarbeitsanweisungen und Geschäftsdokumenten (das erleichtert Automatisierung, Einstellung und Outsourcing in der Zukunft).
- Baue eine Ideen-Datenbank auf, um neue Geschäftsmöglichkeiten festzuhalten.
- Erstelle einen Entscheidungs-Tracker, um wichtige Entscheidungen und deren Ergebnisse zu dokumentieren.
- Verwalte Verträge und rechtliche Dokumente, indem du sie zentral speicherst.
- Nutze Workflows, um standardisierte Abläufe für wiederkehrende Aufgaben zu erstellen.
- Plane und dokumentiere Weiterbildungsmaßnahmen, für dich oder dein Team.
- Verfolge Netzwerkevents und Kontakte, um deine geschäftlichen Verbindungen zu stärken.
13 Ideen wie du Notion für Marketing & Content einsetzt
- Finde und nutze vorhandenen Content erneut für andere Plattformen.
- Recycle Ressourcen, die du in deinem Business-Newsletter teilen kannst.
- Verfolge die Kennzahlen deiner Social Media und Content-Analysen.
- Behalte deine Pitches und Kooperationen an einem Ort im Überblick.
- Nutze KI, um neue Ideen zu brainstormen, zu verfeinern oder dir Input zu holen.
- Verfolge den Status jedes Beitrags in deinem Redaktionsplan.
- Halte neue Content-Ideen schnell unterwegs – egal ob mobil oder am Desktop.
- Visualisiere und plane deine Social-Media-Beiträge, Newsletter und andere Inhalte auf einem Kalender oder einer Zeitachse.
- Erstelle ein Content-System, das Ideen in veröffentlichte Inhalte verwandelt, z.B. für Social Media, Artikel oder Newsletter.
- Erstelle einen Redaktionsplan, um Veröffentlichungsdaten und Zuständigkeiten zu organisieren.
- Verwalte eine Content-Ideen-Datenbank, um immer genug Material für künftige Inhalte zu haben.
- Erstelle eine Inspirations-Sammlung (auch Swipe-File genannt), um inspirierenden Content anderer festzuhalten.
- Dokumentiere Keyword-Recherchen, um deine SEO-Strategie zu optimieren.
11 Ideen, wie du mit Notion dein Privatleben organisierst
- Praktiziere tägliches Journaling, um deine Gedanken zu ordnen.
- Verwalte deine Abos und wiederkehrenden Ausgaben auf einen Blick.
- Bleib gesund, indem du deine Mahlzeiten planst und die Einkaufsliste im Voraus erstellst.
- Verfolge deine Lern-Fortschritte und die dafür genutzten Ressourcen.
- Erfasse Rezepte, die du online findest, und rufe sie einfach ab, wenn du deine Mahlzeiten planst.
- Erstelle einen Gewohnheits- und Wellness-Tracker, um deinen Fortschritt zu dokumentieren.
- Plane deine Reisen, inklusive Packliste und einer Checkliste vor und nach der Reise, um stressfrei in den Urlaub zu starten.
- Verwalte persönliche Projekte, wie Renovierungen oder Hobbys.
- Erstelle eine Lese- oder Watchlist, um Bücher, Filme oder Serien zu organisieren, die dich interessieren.
- Plane persönliche Ziele, z.B. Fitness oder finanzielle Meilensteine, und verfolge deinen Fortschritt.
- Organisiere Familien- oder Haushaltsaufgaben, indem du To-Do-Listen für alle Beteiligten erstellst.
Ich könnte noch leicht 50 oder 100 weitere Anwendungsmöglichkeiten für Notion nennen, wenn ich wollte.
Doch ich denke, du hast verstanden.
Das gibt dir einen kleinen Vorgeschmack darauf, was alles mit Notion möglich ist.
10 Tools, die du mit Notion endgültig loswirst
Mit Notion sparst du dir den digitalen Werkzeugkasten voller Einzellösungen. Statt ständig zwischen Tools hin und her zu springen, wird Notion dein Alles-in-Einem-Arbeitsplatz.

Einige Tools kannst du auch einfach direkt von Notion aus importieren lassen, dann hast du weniger Stress mit der Technik.
- Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana? Überflüssig. Notion hält alles zusammen – wie ein perfekt sortierter Werkzeugkoffer.
- CRM-Software wie HubSpot? Weg damit. Mit Datenbanken in Notion hast du Kunden und Kontakte fest im Griff.
- Notizen in Evernote oder Google Docs? Vergangenheit. Notion wird dein digitales Notizbuch, immer griffbereit. Deine Google Dokumente bindest du in Notion ein, damit du sie mit einem Klick parat hast.
- To-Do-Listen-Apps wie Todoist? Adieu. Deine Aufgaben sind direkt dort, wo du sie brauchst – ohne Extra-App.
- Content-Kalender à la CoSchedule? Brauchst du nicht. Plane Posts und Newsletter visuell in Notion. Geht auch automatisiert.
- Datenbanken wie Airtable? Überflüssig. Mit Notion baust du maßgeschneiderte Lösungen, die genau zu dir passen.
- Wikis wie Confluence? Ersetzt. Notion wird zum Wissenstresor, jederzeit zugänglich.
- Zeiterfassungstools? Optional. Effizientes Aufgabenmanagement macht den Unterschied.
- Ressourcenablagen wie Dropbox Paper? Bye-bye. Speichere und organisiere alles direkt in Notion.
- Slack für kleine Teams? No more. Notion bringt Projekte und Kommunikation zusammen.
Notion räumt auf – wie ein minimalistischer Schreibtisch, der plötzlich Platz für das Wesentliche schafft.
Fazit
Die meisten meiner Kundinnen wollen einfache Systeme, um den Überblick zu behalten.
Damit du:
- immer ganz klar weißt, was als Nächstes zu tun ist
- fokussiert an den Aufgaben arbeitest, die dein Business wachsen lassen
- Mehr Zeit und Energie für die wirklich wichtigen Dinge in deinem Leben und Business hast.