Notion Notes: 7 Gründe, warum du deine Notizen in Notion organisieren sollten (statt in 3 verschiedenen Apps zu suchen)

Du hast eine Idee. Nur ein kleiner Gedanke, aber wichtig.

Und du denkst: „Schreib ich kurz auf.“

Aber wo?

In der App, die du gestern runtergeladen hast? In dem alten Notizbuch mit dem halbvollen Einkaufszettel? Oder in den Chat an dich selbst?

Zack – Gedanke weg. Oder so vergraben, dass du ihn nie wiederfindest.

Genau da wird Notion spannend.

Nicht als noch eine App für noch eine Liste. Sondern als ein Ort, an dem du deine Gedanken wirklich sammeln, strukturieren und weiterentwickeln kannst.

Ob To-do, Tagebuch, Kursnotiz oder Idee für dein nächstes Freebie – Notion gibt dir die Freiheit, Notizen so zu schreiben, wie du denkst.

Du brauchst keinen festen Rahmen. Du bestimmst das System.

Doch viele fragen sich:

Ist Notion wirklich gut für Notizen – oder doch eher für Projektplanung, Datenbanken und den ganz großen Überblick?

In diesem Artikel zeige ich dir, was Notion als Notiz-App wirklich drauf hat:

Was gut funktioniert, was dich nerven könnte – und wie du das Beste rausholst.

Mein digitaler Lieblingsplatz fürs Denken, Schreiben und Struktur

Stell dir vor, du sitzt mit einer Tasse Kaffee an deinem Schreibtisch.

Du öffnest Notion – und hast nicht nur ein leeres Blatt, sondern genau den Raum, den du brauchst.

So geht es mir:

Notion ist mein Ort zum Denken, Sortieren, Schreiben und Struktur.

Ohne Ablenkung.

1. Schreiben ohne Schnickschnack

Notion ist kein blinkender Editor mit 100 Schriftarten und Animationen.

Hier kannst du dich aufs Wesentliche konzentrieren: deine Gedanken.

Der Bildschirm bleibt ruhig, nichts lenkt ab – du schreibst einfach los.

Das ist wie ein weißes Blatt Papier – nur smarter.

2. Inhalte neu denken statt neu schreiben

Du hast eine Idee, die zu einer anderen passt?

Zieh sie einfach per Drag & Drop dahin, wo sie hingehört.

In Notion ist Struktur keine feste Reihenfolge, sondern ein Baukasten.

Du sortierst nicht nur Inhalte – du sortierst deinen Kopf gleich mit.

3. Nicht nur Text: Deine Gedanken in allen Formaten

Text allein reicht oft nicht.

In Notion fügst du mit einem Slash (/) Bilder, Links, Videos oder Checklisten ein – ganz ohne Maus-Gefrickel.

So wächst aus einem einfachen Gedanken eine ganze Ideenwelt.

4. Denk wie du – ordne wie du

Mit Notion-Datenbanken erstellst du dein ganz eigenes System:

Ein Ort für Meeting-Notizen, einer fürs Journaling, einer für Kursnotizen – und alle verbunden.

Du vergibst eigene Tags, setzt Fälligkeitsdaten oder verknüpfst mit Aufgaben.

Alles bleibt an einem Ort – aber ist nie einengend.

5. Zugriff in Sekundenschnelle

Dank Seitenleiste und schneller Suche findest du alles sofort wieder. Nie wieder dieses „Ich weiß, ich hab das aufgeschrieben, aber WO?“

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6. Deine Struktur, dein System

Ob minimalistisch oder komplex: Notion passt sich dir an. Du entscheidest, wie du Informationen ordnest – nicht die App.

7. Notizen, die mitdenken: Verknüpfen & vernetzen

Verbinde deine Notizen mit Projekten, To-dos oder Kalendern. So wird aus einzelnen Gedanken ein echtes System, das zu dir und deinem Business passt.

Notion wird nicht deshalb zur zentralen Notizplattform, weil es laut ist. Sondern weil es dir zuhört.

Wo Notion als reine Notiz-App an ihre Grenzen stößt

So kraftvoll und vielseitig Notion ist – es ist nicht perfekt.

Gerade beim schnellen Mitschreiben oder tiefen Eintauchen ins Schreiben zeigt sich:

Notion ist nicht unbedingt für alle Schreibtypen gemacht.

Das Block-System – Segen oder Stolperfalle?

Jeder Absatz, jede Liste, jede Überschrift ist ein eigener Block.

Klingt erstmal praktisch.

Aber wenn du im Schreibfluss bist und nicht ständig an die „Technik“ denken willst, kann genau das stören.

Ein Gedanke, ein Absatz, ein neuer Block – das unterbricht den Rhythmus.

Für manche fühlt es sich an, als würden sie beim Schreiben dauernd über einen kleinen Stein stolpern.

Schreiben mit Gefühl? Nicht ganz einfach

Der Editor in Notion ist solide – aber nicht poetisch.

Wenn du es liebst, mit Sprache zu spielen, Dinge zu markieren, hervorzuheben, Bilder mal eben neben Text zu setzen:

Dann wirkt Notion schnell nüchtern.

Schreiben fühlt sich weniger wie ein Fluss an – mehr wie Tippen in einer Datenbank.

Unterwegs notieren? Eher so mittel

Die mobile App ist… sagen wir: funktional.

Ideal ist sie nicht, wenn du unterwegs eine Idee festhalten oder spontan einen Gedanken ergänzen willst.

Ein schneller Shortcut wie „Strg+Enter“? Fehlanzeige.

Der Flow, der auf dem Laptop funktioniert, bricht auf dem Handy oft ab.

Geschwindigkeit? Hängt vom Tag ab

Wenn du Notion intensiv nutzt – mit vielen Datenbanken, Seiten, Medien – wirst du merken:

Es wird langsamer.

Nicht dramatisch, aber spürbar. Gerade wenn du etwas „nur schnell notieren“ willst, fühlt sich jede Ladezeit zu lang an.

Notion ist stark – aber eben nicht gebaut für klassische Schnelltipper oder reine Schreib-Enthusiastinnen.

Es ist kein Schreibprogramm, sondern ein Denkraum. Und der bringt manchmal Ecken und Kanten mit.

So holst du das Beste aus Notion für deine Notizen heraus

Notion kann dich beim Schreiben bremsen – muss es aber nicht.

Wenn du weißt, wie du es für dich einrichtest, wird aus dem Baukasten ein echtes Notizsystem.

Ohne Chaos.

Oder Frust.

Nur Klarheit.

Quick Notes – der Ort für alles Ungefilterte

Mach dir eine einzige Seite – nenn sie „Quick Notes“ oder „Gedanken-Dump“.

Hier landet alles, was dir einfällt. Schnell, roh, ungeordnet.

Am Handy mit dem Homescreen-Widget.

Am Desktop per Tastenkombi oder Favorit.

Wichtig: Keine Struktur denken – einfach schreiben.

Erst später ziehst du die Inhalte dorthin, wo sie hingehören: Projekte, Blogideen, Kundinnen-Notizen.

Denk in Datenbanken – aber nicht zu kompliziert

Wenn du regelmäßig ähnliche Notizen machst (z. B. Meeting, Content-Ideen, Journal), dann arbeite mit Vorlagen in einer Datenbank.

Mach dir für jeden Notiztyp einen eigenen Eintrag mit:

• einem klaren Layout
• ein paar Feldern (Datum, Kategorie, Status)
• einem „Neuer Eintrag“-Button direkt sichtbar

Nutze gefilterte Ansichten wie „Nur Ideen diese Woche“ oder „Erledigt“ – damit du nicht alles durchscrollen musst.

Verlinke klug – dein zweites Gehirn braucht Verbindungen

Der Vorteil von Notion? Alles ist miteinander verlinkbar.

Verknüpfe deine Notizen mit Aufgaben, Projekten, Terminen oder Kunden.

So entsteht aus deinen Einträgen ein echtes System – nicht nur lose Gedankenfetzen.

Bau dir ein System, das zu dir passt

Ein System, das du nicht nutzt, bringt dir nichts.

Deshalb:

• Halte es einfach
• Halte es übersichtlich
• Halte es nah an deinem Alltag

Du brauchst keine Mega-Vorlage mit 20 Feldern, wenn du nur deine Gedanken sortieren willst.

Aber du darfst dir auch ein komplexes Wissensarchiv bauen – wenn du es liebst, zu verknüpfen.

Notion im Duell mit der Konkurrenz: Ein Vergleich

Notion ist vielseitig – aber nicht allein auf weiter Flur.

Es gibt zig Notiz-Apps da draußen. Einige sind schneller, andere fokussierter.

Hier zeige ich dir, wo Notion glänzt – und wo andere die Nase vorn haben.

Google Keep – der schnelle Zettel für zwischendurch

Wenn du einfach nur schnell was notieren willst:

Google Keep ist wie ein digitaler Post-it.

Super für Einkaufslisten, spontane Ideen oder Erinnerungen.

Aber: Chaos ist vorprogrammiert. Keine Kategorien, keine Tiefe, kaum Struktur.

Notion-Vorteil: Bessere Organisation, langfristige Nutzbarkeit

Google Keep-Vorteil: Schneller, intuitiver, mobilfreundlicher

Obsidian – für Tiefdenker und Wissensarchitekten

Obsidian ist wie ein Notiz-Labor. Alles lokal. Alles mit Markdown. Alles verlinkbar.

Ideal für Zettelkasten-Systeme und tiefes Wissensmanagement.

Aber nicht so visuell oder einsteigerfreundlich wie Notion.

Notion-Vorteil: Visuell, teamfähig, einfacher Einstieg

Obsidian-Vorteil: Schnell, privat, tief vernetzbar

Evernote & OneNote – die alten Hasen

Sie waren mal der Standard. Heute wirken sie oft… schwer.

Funktionen gibt’s viele – aber oft fehlt der Flow.

Viele wechseln zu Notion, weil es leichter, flexibler, moderner ist.

Notion-Vorteil: Modern, anpassbar, viele Möglichkeiten

Evernote/OneNote-Vorteil: Besser fürs klassische Dokumentenmanagement

Craft – das stilvolle Mittelding

Craft sieht aus wie Notion, fühlt sich aber mehr nach „klassischem Schreiben“ an.

Wunderschönes Layout, gute mobile App, aber weniger Tiefgang in der Struktur.

Notion-Vorteil: Mehr Funktionen, besseres Datenbank-System

Craft-Vorteil: Schönes Schreibgefühl, besser mobil

Fazit: Notion ist kein Spezialist – sondern ein Allrounder.

Wenn du dein Notizsystem selbst gestalten willst, ist Notion dein Spielfeld.

Wenn du einfach nur schreiben willst, gibt es schlankere Alternativen.

Notion im Einsatz: Vielseitige Anwendungsmöglichkeiten für deine Notizen

Notion ist nicht nur ein Ort zum Schreiben – sondern ein Raum für Klarheit.

Egal ob Studium, Business oder einfach dein ganz normales Leben:

Mit der richtigen Struktur wird es dein zweites Gehirn.

Und genau dafür habe ich dir eine kostenlose Notion-Vorlage für Notizen gebaut.

Darin findest du eine klare Struktur, eine einfache Eingabemaske – und ein System, das mitwächst.

Den Link findest du weiter unten im Artikel.

Aber zuerst: ein paar echte Anwendungsbeispiele.

Für Studierende: Mehr als nur Vorlesungsmitschrift

• Erstelle eine Datenbank für alle Fächer
• Nutze die Cornell-Notiztechnik mit Vorlage (Fragen – Stichpunkte – Zusammenfassung)
• Verlinke Literatur, Aufgaben und Termine direkt mit der Notiz

So wird Lernen nicht nur effizienter, sondern auch strukturierter.

Im Beruf: Ordnung im Kopf, Ordnung im Team

• Nutze Vorlagen für Meeting-Notizen – immer gleich aufgebaut, sofort einsatzbereit
• Halte Recherche, Projektideen oder Kundengespräche zentral fest
• Verknüpfe Notizen mit To-dos oder Deadlines

Du brauchst keine Zettelwirtschaft mehr – alles ist an einem Ort, jederzeit auffindbar.

Für kreative Projekte und Persönliches

• Sammle Ideen für dein nächstes Angebot, Freebie oder Blogartikel
• Halte Inspirationen fest – Zitate, Bilder, Gedankenfetzen
• Plane deine Lese- oder Journaling-Routine

Die Notizvorlage funktioniert hier wie ein leeres Atelier: Platz für alles, was entstehen will.

Hol dir hier deine kostenlose Notion-Vorlage für Notizen:

→ Notion Notes Template kostenlos downloaden

Mehr Power für deine Notizen: Fortgeschrittene Funktionen

Wenn du Notion nicht nur zum Schreiben, sondern als dein zentrales Denk- und Organisationssystem nutzt, lohnt sich der Blick auf die erweiterten Möglichkeiten.

Denn Notion kann weit mehr als „nur“ Notizen speichern.

Workflows automatisieren – weniger klicken, mehr denken

Du hast regelmäßig die gleichen Abläufe?

Zum Beispiel: Nach jedem Kundinnen-Call eine Notiz anlegen, mit Tag und Datum?

Dann kannst du das automatisieren – mit Tools wie Zapier, Make oder n8n.

Klingt technisch? Ist es manchmal.

Aber: Ich habe dazu einen eigenen Artikel geschrieben, in dem ich dir Schritt für Schritt zeige, wie du Notion-Datenbanken automatisierst, um dir Zeit zu sparen und Klarheit zu gewinnen.

→ Hier geht’s zum Artikel: Notion Automationen – Nie wieder Copy & Paste

Notion AI – wenn du gern mitdenkende Tools magst

Je nach Abo kannst du Notion AI nutzen, um dir Notizen zusammenfassen, Fragen generieren oder Ideen ausformulieren zu lassen.

Für Brainstorming, Gliederungen oder schnelle Rückblicke eine spannende Ergänzung.

Aber Achtung: AI ersetzt nicht dein Denken – sie sortiert nur schneller.

Visuelle Notizen – wenn Text allein nicht reicht

Du denkst in Bildern, Mindmaps oder Skizzen?

Dann kannst du mit Tools wie Whimsical, Miro oder Excalidraw visuelle Inhalte direkt in Notion einbetten.

Ideal für kreative Prozesse, komplexe Projekte oder einfach ein bisschen mehr Leichtigkeit.

Du musst nicht alles nutzen – aber es ist gut zu wissen, dass es geht.

Das Fazit: Für wen eignet sich Notion als Notizwerkzeug?

Notion ist keine klassische Notiz-App. Es ist ein Raum. Ein System. Eine Einladung, deine Gedanken nicht nur zu sammeln – sondern zu strukturieren, zu verknüpfen, weiterzudenken.

Wenn du einfach nur schnell etwas runterschreiben willst, ist Notion vielleicht zu viel.

Wenn du aber Ordnung brauchst – und deine Notizen später wieder nutzen willst – ist es goldwert.

Notion ist ideal für dich, wenn…

• du flexibel arbeiten willst – statt in starren Kategorien zu denken
• du deine Gedanken verlinken, sortieren und strukturieren möchtest
• du gerne mit Templates, Datenbanken und eigenen Workflows arbeitest
• du dein eigenes System fürs Denken, Lernen und Arbeiten entwickeln willst

…aber vielleicht nicht die beste Wahl, wenn…

• du auf maximale Geschwindigkeit und Leichtigkeit setzt
• du einfach nur „schnell was notieren“ willst – ohne Extras
• du hauptsächlich mobil arbeitest und es dir auf dem Handy zu langsam ist

Mein Tipp:

Teste es.

Lade dir meine kostenlose Notion-Notizvorlage herunter, probier sie aus – und spür rein, ob das System zu dir passt.

→ Jetzt die kostenlose Notion Notes Vorlage entdecken

Und wenn du Lust hast, tiefer einzusteigen:

In meinem separaten Artikel zeige ich dir, wie du Notion mit Automationen kombinierst, um dein Denken und Arbeiten noch effizienter zu machen.

→ Zum Artikel: Notion Automationen – Nie wieder Copy & Paste