Weißt du, wie mein Tag früher aussah?

Ich hatte Ideen. So viele Ideen. Für Blogartikel, Workshops, Projekte, Angebote, Content – und dann? Nichts davon hat überlebt. Weil ich keinen Platz hatte, wo das alles landen konnte.

Mein Notizbuch? Vollgekritzelt.

Meine To-Do-Liste? Ein einziges Durcheinander.

Mein Kopf? Dauerfeuer.

Und dann kam Notion. Mit einem Second Brain…

Und ich dachte erst: wieder so ein Tool.

Weit gefehlt – denn ein „Zweites Gehirn“ ist kein weiteres Tool, das dir Stress macht.

Es ist dein

• persönlicher Gedächtnisspeicher,
• dein Ordnungshelfer
• dein Ideenarchiv,

– digital, klar und jederzeit abrufbar.

Nicht nur ein Ort zum Ablegen, sondern ein Ort zum Wiederfinden und Weiterdenken.

Und wenn du genauso tickst wie ich – visuell, strukturiert, vielseitig – dann wirst du dein eigenes Second Brain lieben.

Denn was du brauchst, ist kein neues Tool.

Du brauchst ein System, das dich wirklich entlastet.

Eins, das mitdenkt.

Das dich erinnert.

Das dich nicht noch mehr stresst, sondern dir Raum gibt.

Genau dafür habe ich mein eigenes Second Brain gebaut – speziell für Solopreneurinnen, die viel im Kopf haben, aber wenig Struktur.

Und ja, du kannst es dir kaufen – ja, ich will ein Second Brain.

Einmal eingerichtet – und dein Kopf atmet auf.

In diesem Artikel zeig ich dir, was ein echtes Second Brain ausmacht, wie du es mit Notion aufbaust und warum es so viel mehr ist als nur ein besseres Notizbuch.

Ready? Los geht’s.

Von Zettelwirtschaft zur Klarheit: Woher die Idee vom Second Brain kommt

Das Konzept vom „Zweiten Gehirn“ ist kein TikTok-Trend. Auch wenn’s da gerade rauf und runter bespielt wird.

Diese Idee ist viel älter – und eigentlich ganz simpel:

Wir brauchen einen Ort außerhalb unseres Kopfes, der sich alles merkt, was uns wichtig ist.

Früher nannte man das Commonplace Book.

So ein Sammelbuch für Zitate, Ideen, Gedanken. Große Denker wie Marcus Aurelius oder Leonardo da Vinci haben das gemacht – und nein, nicht mit Notion, sondern mit Tinte und Geduld.

Später kam dann der Zettelkasten von Niklas Luhmann. Der Typ hat über 90.000 handgeschriebene Notizzettel sortiert, verlinkt und daraus über 70 Bücher geschrieben.

Ohne Google.

Ohne KI.

Einfach, weil er ein System hatte, das für ihn gedacht hat, wenn er gerade nicht denken konnte.

Und heute?

Stehen wir mitten in der Dauerbeschallung:

Emails, Reels, Blogartikel, Kurse, neue Ideen im Halbschlaf, Geistesblitze unter der Dusche. Alles da – aber nichts bleibt.

Weil unser Hirn gar nicht dafür gemacht ist, sich alles zu merken.

Genau hier setzen Menschen wie Tiago Forte an – er hat den Begriff „Building a Second Brain“ groß gemacht. Und was soll ich sagen?

Er hat recht.

Aber mal ehrlich: Das meiste, was er zeigt, braucht zig Tools und Wochen zum Einrichten.

Ich wollte was Einfaches.

Etwas, das ich wirklich nutze.

Etwas, das meinen Kopf leer macht – und nicht mein Konto.

Deshalb habe ich mein eigenes System in Notion gebaut.

Für echte Solopreneurinnen.

Ohne Overload.

Ohne Technik-SchnickSchnack.

Im nächsten Abschnitt zeig ich dir das Herzstück:

das CODE-System – die 4 Schritte, wie du dein Wissen nicht nur sammelst, sondern wirklich nutzt.

Lass uns reinschauen.

Das CODE-System: In vier Schritten von Kopfchaos zu Klarheit

Wenn du schon mal versucht hast, deine Ideen irgendwie zu sortieren, weißt du:

Sammeln ist leicht – aber Nutzen?

Das ist der eigentliche Gamechanger.

Genau deshalb liebe ich das CODE-System.

Es besteht aus vier einfachen Schritten:

C – Capture

O – Organize

D – Distill

E – Express

Und nein, du brauchst dafür keinen Perfektionismus. Sondern ein System, das dich unterstützt, nicht ausbremst.

Ich zeig dir kurz, wie das aussieht – an meinem echten Workflow.

1. Capture – Alles raus aus dem Kopf

Du hast eine Idee?

Einen Gedankenblitz?

Eine Erkenntnis beim Scrollen oder Spazierengehen?

Dann ist jetzt nicht der Moment für Struktur – sondern fürs Festhalten.

Ich sammle alles in meiner Notion-Inbox. Ohne Sortierung, ohne Bewertung. Einfach rein damit.

Ob per Handy-App, Browser-Erweiterung („Save to Notion“) oder Sprachnotiz – Hauptsache raus aus dem Kopf.

Denn dein Gehirn ist kein Lager. Es ist ein Labor.

Und das Labor braucht freie Fläche.

2. Organize – Ordnung, die sich bewegt

Erst wenn’s ruhig ist, sortiere ich.

Nicht nach „Themen“, sondern nach dem, was ich damit machen will. Und dafür nutze ich das PARA-System:

Projekte, Bereiche (Areas), Ressourcen, Archiv (dazu gleich mehr).

Heißt:

• Ein Blogartikel geht zu den Projekten.
• Meine Schreibroutine zu den Bereichen.
• Eine spannende Doku zu den Ressourcen.
• Und alte Ideen?

Ab ins Archiv.

So finde ich alles – ohne mich zu verlieren.

3. Distill – Was ist wirklich wichtig?

Hier kommt der Magic Moment: Ich lese durch, was ich gesammelt habe – und arbeite das Wesentliche raus.

Nicht alles ist Gold.

Aber in fast jedem Gedanken steckt ein Funke.

Ich markiere, fasse zusammen, kürze radikal.

Denn: Je klarer deine Notizen, desto stärker dein Output.

4. Express – Raus aus dem System, rein ins Leben

Das Beste an einem Second Brain?

Es arbeitet für dich.

Ob Blogartikel, Coaching-Inhalte, Posts, Entscheidungen – ich greife auf mein System zurück und ziehe mir genau das raus, was ich brauche.

Das fühlt sich an wie ein Gespräch mit meiner schlaueren Version.

Und die hat alles sortiert.

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PARA verstehen und anwenden: So strukturierst du dein digitales Leben

Ich sag’s, wie’s ist:

Struktur rettet dir nicht nur dein Business – sie rettet dir auch den Kopf.

Aber nur, wenn sie zu dir passt.

Deshalb liebe ich PARA. Kein komplexes Modell, keine 87 Kategorien, kein „System über System“.

Nur vier einfache Bereiche, die wirklich Sinn machen:

P – Projekte

A – Areas (Bereiche)

R – Ressourcen

A – Archiv

Jede Info, jede Aufgabe, jeder Gedanke findet hier ihren Platz. Null Chaos.

P wie Projekte – alles mit Ziel und Deadline

Ein Projekt ist nicht „Website“ oder „Instagram“.

Ein Projekt ist:

„Webseite für Kundin X fertigstellen – bis 15. Juni“

„Freebie für Newsletter schreiben – bis nächsten Freitag“

Es hat ein klares Ende. Es ist aktiv. Es braucht deine Energie.

In Notion nutze ich dafür eine Projekt-Datenbank mit Status (To Do, In Arbeit, Fertig) und Deadlines.

So seh ich auf einen Blick, was gerade wirklich läuft.

A wie Areas – deine Dauerthemen

Das hier sind deine Verantwortungsbereiche.

Gesundheit. Finanzen. Kundenbeziehungen. Sichtbarkeit.

Alles, was dauerhaft da ist – ohne konkreten Endpunkt.

Ich frage mich:

„Will ich, dass dieser Bereich stabil läuft?“ → Dann gehört er in Areas.

Und ja, manchmal verschieben sich die Prioritäten. Dann passt du einfach an – aber du verlierst nie den Überblick.

R wie Ressourcen – dein Wissens-Fundus

Hier landet alles, was spannend ist, aber gerade nicht direkt gebraucht wird.

Blogartikel, Bücher, Podcast-Zitate, Studien, Content-Ideen, Tools, Kursnotizen – du sammelst es nicht, um es zu horten, sondern um es bei Bedarf wiederzufinden.

Think of it like your personal Google – nur geordnet und auf deine Themen abgestimmt.

A wie Archiv – alles, was war

Ein Projekt ist abgeschlossen?

Ein Bereich ist nicht mehr aktiv?

Eine Idee hat sich erledigt?

Dann ab ins Archiv. Nicht löschen – denn du hast da was draus gelernt.

Ich archiviere regelmäßig. Das befreit – und schafft Raum für Neues.

Und das Beste: PARA lässt sich in jedem Tool nutzen – Notion, Drive, Apple Notes, dein Computer-Ordnersystem.

Aber in Notion wird’s erst richtig lebendig.

Im nächsten Abschnitt zeig ich dir genau, wie ich PARA in Notion aufgebaut habe – Schritt für Schritt.

Dein Second Brain in Notion: So sieht’s bei mir wirklich aus

Wenn du bis hierher gelesen hast, weißt du:

Ein gutes System lebt nicht von der Technik – sondern von der Klarheit.

Und genau das macht Notion so besonders.

Es ist nicht nur hübsch. Es ist flexibel. Und es denkt mit.

Aber… nur, wenn du es dir so baust, dass es zu dir passt.

Hier zeig ich dir, wie ich mein PARA-System in Notion zum Leben erweckt habe – und wie du es für dich nachbauen (oder kaufen) kannst.

1. Projekte & Bereiche in Datenbanken abbilden

Ich habe zwei zentrale Datenbanken:

• Projekte mit Feldern wie: Status, Deadline, verknüpfte Aufgaben, verknüpfte Notizen.
• Bereiche mit Themen wie: Gesundheit, Community, Sichtbarkeit, Finanzen usw.

Jedes Projekt ist einer Kategorie zugeordnet – und über verlinkte Datenbanken kann ich alle Aufgaben und Notizen direkt anzeigen lassen.

So hab ich alles an einem Ort. Ohne Copy & Paste.

2. Ressourcen als Wissensdatenbank

Ob Blogideen, Kurse, Buchzusammenfassungen, Content-Snippets – alles, was mir begegnet, landet hier.

Ich tagge es grob (z. B. „Marketing“, „Mindset“, „Technik“) und kann so nach Stimmung oder Thema suchen.

Bonus: Ich nutze Templates für Buchnotizen, Kursreviews oder Content-Ideen – so spare ich mir jedes Mal das Formatieren.

3. Archiv mit Struktur

Einfach alles „wegschieben“, was gerade nicht gebraucht wird – aber trotzdem wichtig war.

Ich archiviere nicht willkürlich, sondern ganz bewusst:

Hat es mir gedient? Hat es sich erledigt? Dann weg damit.

Das gibt Luft.

4. Quick Capture Bereich: Dein Gehirn-to-Go

Mein „Notion Inbox“-Bereich ist mein digitales Notizbuch.

Hier landet erstmal alles: Ideen, Gedanken, Fundstücke.

Einmal die Woche schau ich drüber – und schiebe es dorthin, wo es hingehört.

Denn du brauchst keinen Plan fürs Erfassen. Du brauchst einen fürs Verarbeiten.

5. Mein Dashboard: Die Schaltzentrale

Ich hab mir ein übersichtliches Dashboard gebaut mit:

• Fokus des Tages
• Aktive Projekte
• Wichtige Termine
• Kurze Links zu Ressourcen
• Ein „Heute“-Bereich für meine Tagesstruktur
• Optional: Habit Tracker, Monatsziele, Journaling-Button

Das ist mein Startpunkt jeden Morgen. Kein Suchen, kein Springen.

Klingt komplex? Muss es nicht sein.

Du kannst mit einer einfachen Vorlage starten und sie Stück für Stück ausbauen.

Und wenn du dir den Aufbau sparen willst – mein Notion Second Brain für Solopreneurinnen ist genau dafür da.

Strukturiert. Klar. All-in-One.

Hier geht’s zum Template.

Im nächsten Abschnitt schauen wir uns kurz an: Welche Tools gibt’s sonst noch – falls Notion einfach nicht dein Ding ist.

Mehr als nur Notion: Diese Tools könnten auch dein Second Brain sein

Vielleicht denkst du:

„Klingt alles super – aber ich bin nicht der Notion-Typ.“

Fair.

Nicht jedes Gehirn denkt gleich. Und nicht jede Struktur fühlt sich in Notion richtig an. Deshalb hier ein ehrlicher Blick auf Alternativen – inklusive meiner Meinung dazu:

Obsidian

Wenn du auf Markdown stehst, lokal speichern willst und gerne wie ein Gedanken-Detektiv arbeitest: das hier ist dein Tool.

• Lokale Dateien, volle Kontrolle
• Verlinkungen & Graph-Ansicht
• Ideal für tiefes Denken & Zettelkasten-Fans

Aber: Optisch… naja. Und nicht so anfängerfreundlich.

Roam Research

Der Nerd unter den Tools. Alles ist miteinander verknüpft, du denkst vernetzt statt in Ordnern.

• Bidirektionale Links
• Täglich strukturierter Einstieg
• Ideal für Wissensnetzwerke

Ich hatte es ausprobiert, bevor ich bei Notion gelandet bin. Doch leider war das Tool noch in seiner Anfangsphase und durch einen Serverausfall waren all meine dort eingegebenen Daten weg.

Und: Teuer. Und wirkt schnell wie ein leerer Raum mit zu vielen Türen.

Evernote

Der Klassiker (ja, den gibt´s noch). Funktioniert, sieht solide aus, hat viele treue Fans.

• Gute Suchfunktion
• Schnell einsatzbereit
• Ideal für einfache Notizen & Scans

Aber: Wenig flexibel, keine echten Datenbankfunktionen. Ich hab’s irgendwann hinter mir gelassen und mein Evernote zu Notion migriert (das ging automatisch, sehr praktisch).

4. Emacs mit Org-Mode – Für die Tech-Queens

Textbasiert, frei konfigurierbar, ultramächtig – aber nix für Anfängerinnen.

Wenn du in Code denkst und dein System komplett selbst bauen willst: go for it.

Ideal für: Nerds mit Strukturfetisch.

5. Taskade – Schön, einfach, kollaborativ

Taskade ist so eine Mischung aus To-Do-App, Notizbuch und Whiteboard. Ideal, wenn du im Team arbeitest oder visuelle Workflows brauchst.

Ideal für: Teams, Co-Creation, schnelle Übersicht.

Und was ist jetzt das Beste?

Ganz ehrlich: Das Tool ist zweitrangig.

Wichtiger ist die Idee dahinter:

Dass du ein System hast, das für dich denkt, wenn du gerade nicht denken willst.

Dass dein Wissen nicht verloren geht.

Und dass du deinem eigenen Chaos eine Form gibst, die dich trägt.

Wenn das passiert – ist es egal, ob du in Notion, Obsidian oder auf Post-its arbeitest.

Denn was bringt dir ein tolles Setup, wenn es nach zwei Wochen Staub ansetzt?

Warum ich bei Notion bleibe?

Weil es für mich ein Ort ist, an dem ich alles verbinden kann.

• Projekte + Inhalte + Ressourcen in einer Ansicht
• Vorlagen, Filter, Dashboards = Effizienz pur
• Es wächst mit dir – und nicht gegen dich

Und das Beste:

Du kannst dir dein eigenes System bauen, ohne alles selbst von Null zu entwerfen.

(Deshalb hab ich meine eigene Vorlage für Solopreneurinnen gebaut – weil genau das gefehlt hat.)

So bleibt dein Zweites Gehirn lebendig: Was wirklich zählt

Ein Notion-Setup ist wie ein Garten:

Einmal anlegen reicht nicht.

Wenn du dich nicht drum kümmerst, wächst das Chaos zurück.

Aber keine Sorge: Du brauchst keinen starren Plan.

Nur ein paar klare Rituale, die dir helfen, den Überblick zu behalten – mehr dazu auch in diesem Blogartikel **5 Fehler, die deinen Notion Workspace in ein Chaos stürzen (& wie du sie vermeidest).**

1. Plane ein wöchentliches Date mit deinem System

Ja, ein Date. Kein Pflichttermin.

Einmal die Woche (ich mach’s sonntags) gehst du kurz durch:

• Was kam neu rein?
• Was hat sich erledigt?
• Was kann ich verschieben, löschen, aktivieren?

Das dauert keine Stunde – aber spart dir Tage.

2. Sammeln ist gut – Verarbeiten ist Gold

Viele Systeme scheitern, weil alles nur abgelegt wird.

Aber dein Second Brain lebt davon, dass du Inhalte verdichtest, markierst, verbindest.

• Was war wichtig?
• Wo steckt noch eine Idee drin?
• Was könnte in ein Angebot fließen?

Stell dir vor, du unterhältst dich mit deinem zukünftigen Ich – was davon würdest du ihm erklären?

3. Verknüpfe, was zusammengehört

In Notion liebe ich die Möglichkeit, alles miteinander zu verbinden:

• Aufgaben mit Projekten
• Notizen mit Angeboten
• Ressourcen mit Ideen

So entsteht ein echtes Wissensnetzwerk – nicht nur ein Ablageort.

4. Tags, Filter & Metadaten sind keine Spielerei

Die wenigsten brauchen 100 Tags.

Aber ein paar kluge Filter – z. B. „zeige mir alle aktiven Projekte mit Deadline diese Woche“ – retten dir den Kopf.

Und mit ein paar cleveren Eigenschaften (z. B. Thema, Status, Energie-Level) findest du Inhalte genau dann, wenn du sie brauchst.

5. Mach’s dir leicht. Und schön.

Wenn dein System dich nervt – wirst du’s nicht nutzen.

Also: Bau dir Oberflächen, die du magst. Mit Icons, Farben, eigener Sprache. Kein Schicki-Micki – sondern visuelle Klarheit.

Und:

Fang klein an.

Du brauchst kein Monster-Setup.

Du brauchst ein System, das heute schon funktioniert – und morgen wachsen darf.

Mehr als nur Ordnung: Was dein Second Brain wirklich verändert

Lass uns mal Klartext reden:

Es geht nicht um Notion.

Es geht um dich.

Darum, dass du endlich aufhörst, alles im Kopf zu jonglieren.

Darum, dass du Raum hast für das, was wirklich zählt – statt dauernd das Gefühl zu haben, du vergisst was.

Hier sind ein paar Dinge, die sich verändern, wenn dein Second Brain erstmal steht:

1. Du findest sofort, was du suchst

Keine Zettel. Keine „Wo war das nochmal?“-Momente.

Dein System spuckt aus, was du brauchst – wenn du’s brauchst.

Ob Kursnotizen, Contentideen oder Kundinnen-Anfragen – alles hat seinen Platz.

2. Du fühlst dich wieder handlungsfähig

Kennst du dieses Gefühl von „Ich weiß, ich sollte… aber ich kann grad nicht“?

Das liegt selten am Können. Es liegt am fehlenden Überblick.

Ein gutes System gibt dir Struktur – und damit Fokus statt Overload.

3. Deine Kreativität kommt zurück

Kreativität braucht Raum.

Und der entsteht, wenn dein Kopf nicht ständig mit Aufräumen beschäftigt ist.

Ich habe schon so viele Geistesblitze nur deshalb genutzt, weil ich wusste, wo ich sie parken kann.

4. Du arbeitest an deinen Zielen – statt dich im Alltag zu verlieren

Ob Blog, Launch, Angebot, Kundenprojekt – mit einem System im Rücken kommst du wirklich voran.

Du siehst, was wichtig ist. Du planst realistischer. Du hast Routinen, die dich tragen.

5. Du bleibst bei dir – auch wenn’s stressig wird

Ein Second Brain ist wie ein innerer Kompass.

Wenn außen alles laut wird, gehst du rein und weißt: Hier ist mein roter Faden.

Und das Beste?

Du brauchst kein Technik-Genie sein.

Du brauchst kein 50-Stunden-Setup.

Du brauchst nur den Entschluss, dir selbst das Leben leichter zu machen.

Und genau dafür habe ich mein Template gebaut – speziell für Solopreneurinnen wie dich:

Klarer Kopf, geordnete Projekte, kreative Freiheit.

Hier findest du das Notion Second Brain.

Fazit: Starte dein Zweites Gehirn – und komm endlich bei dir an

Wenn du bis hier gelesen hast, spürst du es wahrscheinlich schon:

Du brauchst kein neues Tool.

Du brauchst einen Ort,

… der dich entlastet.

… der mitdenkt, wenn du nicht mehr kannst.

… der Klarheit schafft, wenn’s im Außen tobt.

… der deine Gedanken nicht nur speichert – sondern sortiert, verbindet und nutzbar macht.

Das ist kein Luxus. Das ist Selbstfürsorge für Solopreneurinnen.

Und weißt du was?

Du musst nicht bei Null anfangen.

Ich hab das System gebaut, das ich mir selbst gewünscht hätte:

Klar. Flexibel. All-in-One.

Für kreative Frauen mit viel Kopf und wenig Zeit.

Mein Notion Second Brain findest du hier..

Wenn du dein Business so strukturieren willst, dass es dich trägt – statt dich auszubrennen, dann ist das dein nächster Schritt.

Kein Copy & Paste.

Sondern ein System, das sich dir anpasst.

Denn du bist nicht chaotisch.

Dir fehlt nur ein System, das zu DIR passt.

Lass es uns bauen.